Door de Coronacrisis is het voor veel bedrijven niet evident om hun algemene vergadering op een veilige manier te laten plaatsvinden. Om hieraan tegemoet te komen heeft minister van Justitie Geens via een volmachtsbesluit een regeling uitgewerkt waarbij de procedures tijdelijk worden versoepeld. Deze versoepelde procedure geldt voor de periode van 1 maart 2020 tot 30 juni 2020. Het gaat om een facultatieve regeling. Wenst u van deze regeling geen gebruik te maken, dan dient u de normaal gangbare procedures te volgen en dient u uiteraard de maatregelen met betrekking tot “social distancing” te respecteren.

Een eerste mogelijkheid die het bestuursorgaan volgens deze regeling heeft, is om de algemene vergadering te laten uitstellen. Dit is mogelijk tot 10 weken na de uiterste datum waarop de algemene vergadering normaal gezien moest plaatsvinden. Een algemene vergadering die werd bijeengeroepen op verzoek van de commissaris of van minstens
10 procent van de aandeelhouders en een algemene vergadering in het kader van de alarmbelprocedure kunnen echter niet worden uitgesteld.

U kan er ook voor opteren om de algemene vergadering van op afstand te laten plaatsvinden via een elektronisch communicatiemiddel. Om hun stemrecht uit te oefenen kunnen de aandeelhouders of leden stemmen vóór de algemene vergadering vanop afstand. Zij hebben echter ook de mogelijkheid om vóór de algemene vergadering
de nodige volmachten te verlenen.

Zoals reeds gesteld is deze nieuwe regeling tijdelijk en geldt zij voorlopig maar tot 30 juni 2020. Een verlenging daarna is echter wel nog mogelijk.