De opdrachtbrief past in het kader van een contractuele relatie tussen twee of meer personen. Meestal gebruikt men de term “opdrachtbrief”, maar soms wordt dit document ook “honorariumovereenkomst” of “dienstverleningsovereenkomst” genoemd.

De boekhouder en zijn cliënt hebben de verplichting een opdrachtbrief op te maken voorafgaand aan de uitvoering van enige prestatie. Elke partij ontvangt uiteraard één exemplaar. Hierin moeten minstens op een evenwichtige wijze de wederzijdse rechten en plichten van de cliënt en van de boekhouder vermeld worden. Buitensporige schadebedingen en/ of buitensporige opzeggingstermijnen bij opzegging van de samenwerking zijn verboden.

Als de boekhouder zijn aansprakelijkheid van de wet wenst te beperken, voorziet de opdrachtbrief in duidelijke en evenwichtige bepalingen dienaangaande. Tevens dient de opdrachtbrief de berekening van de erelonen en de te respecteren termijnen duidelijk te bepalen.

Concreet dient een opdrachtbrief o.a. volgende elementen te bevatten:

• Een duidelijke omschrijving van de opdracht: Welke taken zal de boekhouder uitvoeren?
• Wat zijn de wederzijdse rechten en plichten?
• Is er een beperking van aansprakelijkheid voorzien voor de boekhouder?
• Hoe zal de boekhouder zijn ereloon berekenen?
• Wat in het geval van betwistingen?

De opdrachtbrief is in alle gevallen verplicht, dit ongeacht de aard van de opdracht en ongeacht de aard van de cliënt of de door deze uitgevoerde activiteit.

Ervaring toont aan dat de ondertekening van een goede en duidelijk opgestelde opdrachtbrief heel wat geschillen voorkomt.